URSSAF : comment préparer sereinement un contrôle dans votre TPE

Un mail de l’URSSAF, un courrier recommandé… et tout de suite, le stress monte. Pourtant, un contrôle URSSAF, ce n’est pas forcément une mauvaise nouvelle. C’est surtout l’occasion de vérifier que vos pratiques sont conformes. Voici un guide simple et concret pour savoir comment s’y préparer sereinement, étape par étape.

1. Comprendre le but du contrôle URSSAF

L’objectif de l’URSSAF n’est pas de "piéger" les entreprises, mais de vérifier la bonne application du droit social et des cotisations.Le contrôleur examine principalement :

• la déclaration des salaires et cotisations,

• la nature des rémunérations (primes, avantages, remboursements),

• la conformité des contrats de travail,

• et les éventuels frais professionnels.

En TPE, les erreurs viennent souvent d’un manque de suivi ou d’un paramétrage de paie incomplet, jamais d’une mauvaise intention.

2. Le déroulé d’un contrôle URSSAF en 2025

Le contrôle débute toujours par un avis de passage, envoyé par courrier ou déposé dans votre messagerie URSSAF en ligne.

Vous y trouverez :

• la période contrôlée (souvent 3 ans),

• les documents demandés,

• et la date du contrôle (ou un lien pour convenir d’un rendez-vous).

Le contrôleur peut ensuite :

• se déplacer dans vos locaux,

• ou effectuer un contrôle à distance (plus fréquent depuis 2023).

3. Les documents à préparer

C’est ici que l’anticipation fait toute la différence. Préparez en amont les éléments suivants :

• Vos DSN mensuelles sur la période concernée

• Les bulletins de paie (y compris les annexes et régularisations)

• Les contrats de travail et avenants

• Les notes de frais et justificatifs

• Les relevés de primes, avantages en nature, heures sup’

• Vos livres comptables si l’URSSAF souhaite recouper les montants

Astuce : conservez toujours vos bulletins et DSN dans un dossier partagé ou cloud, classé par année. En cas de contrôle, tout est prêt.

4. Pendant le contrôle : adoptez la bonne attitude

• Soyez transparent(e) : mieux vaut expliquer une erreur que la cacher.

• Répondez rapidement aux demandes de pièces.

• Restez factuel : si un point est flou, demandez une précision écrite.

  
  

Le contrôleur rédige ensuite un rapport de contrôle. S’il relève des anomalies, vous recevrez une lettre d’observations. Vous disposez alors de 30 jours pour répondre ou contester.

5. Les erreurs les plus fréquentes en TPE

• Heures supplémentaires mal majorées

• Primes non soumises à cotisations

• Indemnités kilométriques mal calculées

• Avantages en nature (véhicule, repas, logement) sous-évalués

• Oubli d’un stagiaire ou d’un apprenti dans la DSN

Aucune entreprise n’est à l’abri d’une erreur, ce qui compte, c’est la réactivité et la traçabilité.

6. Après le contrôle : que se passe-t-il ?

Deux cas de figure :

1. Aucune observation → tout est conforme, le contrôle s’arrête là.

2. Observations ou redressement → vous recevez une mise en demeure avec le montant dû et les explications.

Vous pouvez contester sous 30 jours auprès de la CRA (Commission de Recours Amiable). Si besoin, vous pouvez aussi solliciter un échelonnement du paiement.

Comment SA PAIE vous aide à anticiper (et dormir tranquille)

Je le dit souvent : "Un contrôle, ça se prépare avant qu’il n’arrive."

Chez SA PAIE, on :

• vérifie la conformité de vos bulletins et DSN,

• réalise un audit préventif URSSAF (avant tout contrôle),

• identifie les risques de redressement potentiels,

• et vous accompagne pendant la procédure, en lien direct avec le contrôleur.

Résultat : vous êtes prêt, serein, et vous gardez la main sur votre dossier.